Что такое документооборот: принципы+основные этапы

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Что такое документооборот: принципы+основные этапыКак организовать документооборот?

Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.

Что такое документооборот?

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Что такое документооборот?

Все действия организации документируются – оформляются отпуска сотрудникам, выплачивается заработная плата, меняется структура предприятия и т.д.

Совокупность всех действий, происходящих с документом, называется документооборотом.

Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента. Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.

Основной принцип документооборота – движение документов по кратчайшему пути, затраты труда и времени должны быть наименьшие. Последовательность этапов прохождения документов одного вида и их процесс обработки должны быть одинаковыми.

Схема документооборота.

Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.

Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.

Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Основные причины увеличения количества документов:

  • Технический прогресс;
  • Развитие экономики;
  • Усложнение процессов управления.

Причины неоправданного увеличения количества документов:

  • создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
  • незнание работниками требований к оформлению документов;
  • некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
  • несвоевременное исполнение документов;
  • использование копировальной техники.

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

В организации все документы разбиваются на потоки:

  • регистрируемые;
  • нерегистрируемые.

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Все документы предприятия можно разделить на:

  •          входящие;
  •          исходящие;
  •          внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

  • организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
  • справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
  • по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

  • простыми, по одному вопросу;
  • сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

  • срочные (срок исполнения регламентирован);
  • несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

  • Подлинные – первый экземпляр документа;
  • Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
  • Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
  • Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Принципы документооборота.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Правила обработки документации

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

  1. Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
  2. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.

  3. Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
  4. Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
  5. Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
  6. Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.

  7. Передача документа на исполнение через документационную службу.
  8. Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
  9. Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.

  10. Подпись документа руководителем.
  11. Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
  12. Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.

  13. Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Если вы ИП, то вам необходимо прочесть Особенности правового статуса индивидуального предпринимателя.

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Электронный документооборот

Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.

Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.

Защищенный документооборот.

Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.

Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.

Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья — Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.

В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.

Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:  

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/kak-pravilno-organizovat-dokument.html

Документоведение и делопроизводство — Понятие документооборота. Основные этапы документооборота

Документоведение и делопроизводство - Понятие документооборота. Основные этапы документооборота

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Источник: https://cribs.me/dokumentovedenie-i-deloproizvodstvo/ponyatie-dokumentooborota-osnovnye-etapy-dokumentooborota

Понятие документооборота и его основные этапы

Понятие документооборота и его основные этапы

Организация документооборота:

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и исполнения документов в те­кущей деятельности учреждения.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) и выполняет по существу все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель — обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота применяют качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

· используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);

· организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);

· особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

• объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);

· удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;

· плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;

· физический объем конкретного документа — размер его текста;

· продолжительность документооборота — скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа.

Для рациональной организации документооборота следует руководствоваться рядом принципов:

Прямоточностъ предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без «петель» и возвратных перемещений.

Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.

Ритмичность означает равномерность движения пото­ков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмичным, если нарушена непрерывность движения.

Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа — сократить время прохождения документа.

Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.

Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях — направлении, распределении, согласо­вании, подписании и других — необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.

Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.

Методы сокращения объема документооборота:

Унификация и стандартизация документов

Совершентсвование законодательства, повышение качества документируемых решений

Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов

Применение практики бездокументного решения вопросов

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации

Методы совершенствования технологии документооборота:

Разработка моделей документооборота в государственных органах и организациях

Составление маршрутных карт технологического процесса

Разработка рациональных схем документооборота

(оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.)

Дата добавления: 2016-07-22; просмотров: 1200;

Источник: http://poznayka.org/s46581t1.html

Понятие документооборота и его основные этапы

Понятие документооборота и его основные этапы

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является ᴇᴦο объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени.

Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, её штатного состава и других вопросов.

Наряду с организацией документооборота в понятие ʼʼорганизация работы с документамиʼʼ входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения.

Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия ʼʼноменклатура делʼʼ и ʼʼделоʼʼ.

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или инои̌ последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Документы, поступающие на предприятие проходят˸ первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДСУ), которая должна быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретериат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Источник: http://referatwork.ru/lectionbase/pravo/view/151049_ponyatie_dokumentooborota_i_ego_osnovnye_etapy

Организация документооборота в организации

Организация документооборота в организации

Документооборот организации — важнейшее звено делопроизводства. Он определяет инстанции перемещения документов и скорость их движения.

Это имеет огромное значение для управленческих процессов, ведь оперативная обработка документации обеспечивает организацию актуальной и своевременной информацией. Невостребованный документ — всего лишь листок бумаги.

Обработанный надлежащим образом, он становится источником ценных сведений. Организация делопроизводства в компании напрямую влияет на ее эффективность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы базовые принципы организации документооборота;
  • как описать рабочие процессы с помощью схемы документооборота;
  • какие формы управления документооборотом организации наиболее оптимальны;
  • отличается ли внутренний документооборот организации от внешнего.

Принципы организации документооборота

Документооборот в организации объединяет процессы движения документов с момента их создания или получения до отправки или исполнения.

Он отражает связи в административных процессах, которые осуществляются с использованием документальной информации, и является атрибутом их функционирования.

Движение должно подчиняться определенным правилам или принципам, задача которых — обеспечивать максимально оперативное прохождение документа: максимально короткий путь при минимальных временных затратах.

Рациональный документооборот соответствует следующим принципам:

Для перемещения документации выбираются оптимальные, наиболее короткие пути, не включающие петель и возвратных движений. Этот принцип требует создания рациональной технологии обработки, соблюдения последовательности операций.

Подача документов на уровень принятия решений должна производиться непрерывно. Непрерывность в документообороте исключает “залеживание” и скопление документации в структурных подразделениях, обеспечивает равномерную загрузку подчиненных.

Документальные потоки должны двигаться равномерно, подчиняясь оптимальному ритму. Задержка документа в одной инстанции может вызвать остановку потока на следующем уровне, т.е. данный принцип тесно связан с непрерывностью движения объектов.

В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке. Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.

Загрузка каналов движения должна быть пропорциональна возможностям и потребностям вспомогательно-технических подразделений. При несоблюдении данного принципа возникает перегруженность каналов.

Схема документооборота организации

Для повышения эффективности документооборота в организации необходимо разработать нормативный акт, регламентирующий делопроизводственные процессы. Им является Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать особенности организационно-управленческой структуры и специфику деятельности конкретной компании.

Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:

  • минимальное количество инстанций на пути документации;
  • наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
  • сокращение времени на их выполнение;
  • сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
  • уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;

В ходе оптимизации делопроизводственных процессов разрабатываются документы, описывающие оптимальные маршруты, содержащие схемы прохождения объектов, регламентирующие последовательность операций. К ним относятся: табель форм документов, маршрутно-технологические схемы документооборота организации, графики и схемы перемещения документации.

Схемы способны наиболее точно отобразить все этапы прохождения документов. После тщательного анализа каждого вида работы составляется блок-схема, отображающая весь процесс. Она графически представляет последовательность действий, необходимых для решения задачи.

Пример схемы документооборота организации

Скачайте документы по теме:

Управление документооборотом организации

Любой документальный поток внутри компании должен подчиняться утвержденным правилам и соответствовать административной структуре компании, принятым в ней методам и формам управления.

Кроме того, для эффективного управления документооборотом организации целесообразно выбрать наиболее подходящую к ее специфике организационную форму:

Аккумулирует все технологические операции в специализированном структурном подразделении. Его роль может играть канцелярия, отдел делопроизводства или даже определенный сотрудник: секретарь или офис-менеджер.

В одном отделе производится весь цикл технологических операций с момента получения или создания документа до его передачи на архивное хранение.

Подобная организационная форма оптимальна лишь в том случае, если оборот документов не превышает 10 тысяч документов в год.

Подразумевает создание отдельной делопроизводственной службы для каждого структурного подразделения компании. При децентрализации весь цикл работы выполняется автономно, т.е. внутри отдела.

Такая форма оптимальна для территориально разобщенных компаний или в случае, когда документирование обладает определенной спецификой (например, повышенная конфиденциальность или самостоятельность деятельности организационных подразделений).

При такой форме управления служба делопроизводства занимается приемом и обработкой, регистрацией, контролем исполнения, тиражированием и хранением. Департаменты компании создают документы, систематизируют и хранят дела, готовят их к передаче на архивное хранение.

Схему документооборота в соответствии с выбранной формой управления, а также функции специализированного подразделения по работе со служебной документацией фиксируют в локальных нормативных актах. Примером такого акта может служить Положение о службе делопроизводства или Инструкция по делопроизводству.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210898-qqq-17-m5-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii

Понятие, принципы и характеристика документооборота

Понятие, принципы и характеристика документооборота

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 5I 141 —98 [3]).

Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции.

Правильная орга­низация документооборота способствует оперативному прохожде­нию документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц , оказывает большое положи­те влияние на управленческий процесс в целом.

Основными принципами организации документооборота явля­ются следующие:

· прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов вы­полнять параллельно (например, копирование и раздача ко­пий документа лицам, в исполнении которого они участву­ют одновременно, и т. д.);

· каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные переме­щения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

· порядок прохождения и процессы обработки основных ви­дов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством докумен­тов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными призна­ками;

· режим потока, который определяется периодичностью дви­жения документов через канцелярию (секретаря).

Учёт объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ , выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки разделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов — оперограммы (рис. 6.6).

Схемы позволяют установить рацио­нальные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать — движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с докумен­тами в организаций.

Маршрутные схемы разрабатываются для различных категории ;и видов документов (входящих, исходящих и внутренних; прика­зов по основной деятельности, и личному составу, писем и обращений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения (см. п. 6.4).

Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже (п. 6.6.2). Здесь дадим лишь принципиальные схемы доку­ментооборота для малых и крупных организаций (рис. 6.4, 6.5).

Исполнители (структурные подразделения)

вход. док.

исход. док.

Рис.6.4. Принципиальная схема документооборота малого предприятия

Руководители структурных подразделений
Секретари структурных подразделений  

вход. док.

исход. док. Консультации ,согласования,

визирование

Рис.6.4. Принципиальная схема документооборота среднего и крупного предприятия

Приведенные схемы отражают характерную для отечественной трехуровневом (« вертикальной») структуры работу с документами : руководитель-служба ДОУ- структурные подразделения.

Западная практика ориентирована на «горизонтальный» вариант прохождения документов, минуя руководство, когда решение многих вопросов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях базируясь на работе с электронными документами .



Источник: https://infopedia.su/15×6163.html

Основные этапы документооборота

Основные этапы документооборота

Под документооборотом принято понимать движение документов с момент их получения или создания до отправки или исполнения.

Научная организация документооборота — залог успеха в управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих решений во многих

случаях зависит от правильной организации документооборота. Чем короче путь движения документа, тем быстрее он дойдет до исполнителя.

Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения документов. Анализируется тот путь, который они проходят по ин­станциям, чтобы, по возможности, его сократить.

Устраняются причины, из-за которых происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и визирование, дублирование операций.

Для этого составляются специальные оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.

Особую важность при организации документооборота представляют пра­вила оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до вы­хода в свет или до исполнения.

Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по назначению: вначале они поступают к первому руководителю, затем его за­местителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю.

Эти задержки можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных ин­струкциях и инструкциях по делопроизводству.

Наибольший эффект достигает­ся тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или проходит по схеме руководитель — исполнитель.

На практике предприятия разрабатывают перечни документов, где ука­зываются должностные лица-исполнители. Делопроизводственные службы на­правляют документ тому руководителю, который принимает окончательное ре­шение.

Существенную роль в ускорении движения документной информации иг­рают средства оргтехники, применяемые в управленческом труде.

Так, при визировании документов и их согласовании используются копии, полученные е помощью множительной техники.

Это позволяет одновременно согласовывать документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время. Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обра­ботки документации.

Хранение документов в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Контроль за исполнение документов.

Порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения задания осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, контроль по существу – это оценка того, на сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба ДОУ. Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (для исполнения обращения граждан).

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может быть ручная характеристика, но в настоящее время все чаще используется автоматическая система контроля исполнения документов.

На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.

Работа с письменными обращениями граждан.

Тема по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов делопроизводства (кадрового и общего), специально названными должностными лицами, а личная ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителя предприятия.

Поступающие письма граждан регистрируются в спец. журналах или на карточках установленной формы.

После регистрации письма передаются руководителям организации, которые лично предпринимают необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают эту работу своим заместителям.

После исполнения документа, делается запись в регистрационном журнале или по карте с указанием результата рассмотрения, даты, номере, ответа и кому сообщено о результатах. Ответы на письма могут давать в устной или письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.

Заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены в срок до одного месяца, а не требующие дополнительной проверки – безотлагательно или не позднее 15 дней со дня поступления.

Контроль за рассмотрением писем , а также за исполнением принятых по ним решений возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц. Решение о взятии письма на особый контроль, а также о снятии с контроля после его исполнения принимает руководитель предприятия.

Номенклатура дел. Виды номенклатуры.

Группирование документов в дело предприятия осуществляется с помощью номенклатуры.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации, структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается на канцелярию или секретаря.

Для составления номенклатуры дел назначается комиссия в составе руководителя структурного подразделения, ведущих специалистов и работника архива.

Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.

Индивидуальная разрабатывается для одного предприятия, а типовая и примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и составления документов.

В крупных организациях рекомендуется использовать сводную форму номенклатуры дел, отражающую документы всего предприятия.

Формирование дел.

Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:

1. номинальное объединение документов по их наименованию

2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу

3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами

4. авторский – это объединение документов одного автора

5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории

6. хронологический – подбор документов за определенный период.

Документы данного периода располагаются в начале, поступившие позже – в конце.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

— описание дела на обложке

— брошюрование

— нумерация листов

— составление заверительной надписи.

На дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются проще: учет их ведется по номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

Источник: http://lektsia.info/2x8b0e.html

Лекция документационное обеспечение управления

Лекция документационное обеспечение управления

Поиск в базе сайта:

^ Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. По масштабам движения документов можно выделить следующие типы документооборота: документооборот конкретного гражданина, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, холдинга, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения. Действующие нормативные акты и методические пособия рассматривают в качестве объекта управления только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот организации можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. 3. Движение документов внутри организации. 4. Исполнение документов. 5. Обработка исполненных и отправляемых документов.

^

Обработка корреспонденции достаточно традиционна и четко регламентируется ГСДОУ. Поступающая корреспонденция обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и т.д.). Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому лицу.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

Экспедиционная обработка документов заключается в следующих действиях:

  • проверка правильности доставки корреспонденции;
  • проверка целостности упаковки;
  • вскрытие упаковки;
  • проверка правильности и целостности вложения;
  • регистрация документов.

^ Основное назначение данного этапа – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного справочного аппарата. Благодаря этому этапу можно значительно сократить сроки и количество инстанций прохождения документов.

На этом этапе происходит распределение документов на потоки – для обязательного рассмотрения руководителями организации, а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям. Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

  • примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
  • перечня должностных лиц и их обязанностей;
  • технологические графические схемы последовательности обработки и распределения различных поступающих документов.

Поступивший документ оценивается по следующим критериям:

  • важность его содержания;
  • сложность и новизна поставленных вопросов;
  • авторство (общественное положение лица – автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества);
  • срочность исполнения документа;
  • вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др.).

В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами государственной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению или отправителю. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка исполнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. При рассмотрении документов руководитель не должен задерживать у себя документы, он также не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Служба ДОУ должна быть осведомлена о том, кому документ передан для исполнения и какое решение принято и зафиксировано в резолюции. Это необходимо сделать для последующего информирования заинтересованных организаций о ходе исполнения документов.

^

Практически во всех организациях документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей, реже – через службу ДОУ (канцелярию) или самими сотрудниками. Обязательным должно быть информирование службы ДОУ о местонахождении документа.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки – через должностное лицо, ответственное за ДОУ. Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

Осуществляются эти этапы сотрудниками, готовящими документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

^

При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников.

Исполнитель получает документы в день регистрации в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Исполнитель знакомится с документами, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщает их службе ДОУ.

Затем сотрудник готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. После согласования проект документа передается на утверждение. Подписанный документ передается на регистрацию и отправку.

^

Этот этап также предпочтительнее централизовать в службе ДОУ организации. Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы. Количество экземпляров должно соответствовать списку рассылки плюс один экземпляр для подшивки в дело, соответствующее номенклатуре дел организации. При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю. Срок исполнения при этом продлевается до устранения недостатков. Обработка исполненных и отправляемых документов включает в себя следующие действия:

  • сортировка документов;
  • упаковка;
  • оформление почтового отправления;
  • сдача в отделение связи.

Источник: http://fs.nashaucheba.ru/docs/286/index-235693.html?page=3

Ссылка на основную публикацию